Cómo calcular las vacaciones: días, valor y compensación

Saber cómo calcular las vacaciones evita dos problemas frecuentes en las empresas: pagar de menos cuando el trabajador sale a descansar y liquidar mal los días pendientes cuando termina el contrato. Las vacaciones son un descanso remunerado de 15 días hábiles por cada año trabajado, y su cálculo tiene reglas propias que no son las mismas de la prima o las cesantías. Aquí te explicamos la fórmula, la base, cuándo se pueden pagar en dinero y cómo se acumulan.

Qué dice la ley sobre las vacaciones

Todo trabajador con contrato laboral que haya prestado sus servicios durante un año tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. Son hábiles los días en que normalmente se trabaja en la empresa: si se trabaja de lunes a viernes, los sábados no cuentan; si se trabaja de lunes a sábado, sí. Los domingos y festivos nunca se cuentan como días de vacaciones.

Las vacaciones son un descanso, no un pago extra. La regla general es que se disfruten en tiempo, y solo en casos específicos se pueden pagar en dinero.

Cómo calcular las vacaciones: días y valor

El cálculo tiene dos partes:

• Días a los que se tiene derecho: días trabajados × 15 ÷ 360. Un año completo da 15 días; seis meses dan 7,5 días.
• Valor: salario ÷ 30 × días de vacaciones.

Por ejemplo, un trabajador con salario de $2.000.000 que sale a disfrutar 15 días recibe $1.000.000 por esos días. El valor diario es $66.667.

Qué salario se usa como base

• El salario ordinario que el trabajador devenga al momento de salir a vacaciones.
• Si el salario es variable, el promedio de lo devengado en el último año.
• No se incluye el auxilio de transporte, porque se paga para los días en que el trabajador se desplaza a trabajar.
• No se incluyen las horas extra ni el trabajo en días de descanso obligatorio.

Esta es una diferencia importante con la prima y las cesantías, que sí incluyen el auxilio de transporte. Lo explicamos en cómo calcular la prima de servicios y cómo calcular las cesantías.

¿Se pueden pagar las vacaciones en dinero?

Solo en dos casos:

• Durante el contrato: el empleador y el trabajador pueden acordar por escrito compensar en dinero hasta la mitad de las vacaciones. La otra mitad debe disfrutarse.
• Al terminar el contrato: los días causados y no disfrutados, incluida la parte proporcional del último año, se pagan en dinero en la liquidación final.

Fuera de esos casos, pagar las vacaciones en lugar de concederlas no cumple la ley, y el trabajador conserva su derecho a disfrutarlas.

Acumulación de vacaciones

La regla general es que las vacaciones se disfruten cada año. Se pueden acumular hasta dos años, y hasta cuatro en el caso de trabajadores técnicos, especializados, de confianza o que laboran lejos de su lugar de origen. Acumular más tiempo no hace perder el derecho, pero genera un pasivo que crece y que la contabilidad debe reconocer.

Vacaciones al terminar el contrato

En la liquidación final se calculan los días causados durante todo el contrato, se restan los que ya se disfrutaron y se pagan los pendientes. Por ejemplo, alguien que trabajó 930 días tiene derecho a 38,75 días; si ya disfrutó 15, se le pagan 23,75 días. Lo explicamos con un caso completo en la guía de cómo liquidar un contrato de trabajo, y puedes calcularlo con nuestra calculadora de liquidación.

Vacaciones colectivas

Muchas empresas cierran al final del año y dan vacaciones a todo el personal al mismo tiempo. Es válido, pero a los trabajadores que aún no cumplen el año se les están anticipando días: debe quedar claro en la nómina para que no se descuenten de forma indebida si el contrato termina antes.

Errores comunes al calcular las vacaciones

• Incluir el auxilio de transporte en el valor de las vacaciones.
• Contar los sábados como hábiles cuando en la empresa no se trabajan.
• Pagar todas las vacaciones en dinero durante el contrato.
• No llevar un registro de los días disfrutados por cada trabajador.
• No provisionarlas mes a mes en la contabilidad.

Un ejemplo con salario variable

Un vendedor con salario básico de $1.750.905 y comisiones recibió en el último año un promedio mensual de $2.400.000 entre salario y comisiones. Al salir a disfrutar 15 días de vacaciones, su valor no se calcula sobre el básico sino sobre el promedio: $2.400.000 ÷ 30 × 15 = $1.200.000. Si se liquidara solo sobre el básico, el trabajador recibiría menos de lo que le corresponde.

Cómo se cuentan los días hábiles

Supongamos que en una empresa se trabaja de lunes a viernes y un trabajador sale a vacaciones un lunes. Sus 15 días hábiles cubren tres semanas completas, de lunes a viernes, y vuelve a trabajar el lunes de la cuarta semana, siempre que no haya festivos en medio. Si hay un festivo, ese día no se cuenta y el regreso se corre un día. Si la empresa trabaja de lunes a sábado, los sábados sí se cuentan como hábiles y el período de descanso es más corto en días calendario.

Interrupción de las vacaciones

Si durante las vacaciones el trabajador sufre una incapacidad, o si el empleador lo llama a trabajar por una necesidad del servicio, las vacaciones se interrumpen y los días que faltaban se disfrutan después. No se pierden. Lo recomendable es dejar constancia escrita de la interrupción y de las fechas en que se completarán.

Vacaciones en la contabilidad

Las vacaciones son una obligación que se causa todos los meses. Por eso la contabilidad debe registrar mensualmente una provisión del 4,17 % del salario, de modo que cuando el trabajador sale a descansar, el pago ya está reconocido. Esta provisión también muestra cuántas vacaciones acumuladas tiene la empresa por pagar, un dato útil para planear los descansos del personal.

Programar las vacaciones con anticipación

Una de las causas más comunes de vacaciones acumuladas es que nadie las programa. El trabajador espera que lo llamen y el jefe espera que el trabajador las pida. La ley establece que el empleador debe señalar la fecha de las vacaciones y avisarle al trabajador con al menos 15 días de anticipación, así que la responsabilidad de organizarlas es de la empresa.

Un calendario anual de vacaciones, acordado con cada área al inicio del año, evita que varios trabajadores salgan al mismo tiempo, permite cubrir los puestos y reduce el pasivo acumulado. En negocios con temporadas altas, como el comercio en diciembre o el turismo en vacaciones escolares, conviene concentrar las vacaciones del personal en las temporadas de menor movimiento.

Con la nueva jornada laboral de 42 horas, también conviene revisar cómo se distribuye la semana, porque eso define cuáles días son hábiles. En Contafi llevamos el control de vacaciones dentro de la nómina de nuestros clientes; conoce nuestro servicio de nómina y seguridad social o escríbenos.