Cómo liquidar un contrato de trabajo paso a paso

Saber cómo liquidar un contrato de trabajo es indispensable para cualquier empleador, y también para el trabajador que quiere revisar que le pagaron lo correcto. La liquidación es el pago final de todo lo que se le debe al trabajador cuando termina la relación laboral, sin importar quién la termine ni por qué. En esta guía te explicamos qué conceptos incluye, cómo se calcula cada uno, cuándo hay indemnización y en qué plazo se debe pagar.

Qué incluye la liquidación

• Salario pendiente: los días trabajados del último período que no se han pagado.
• Cesantías: las del último período, que se pagan directamente al trabajador.
• Intereses sobre cesantías: el 12 % anual, proporcional al tiempo.
• Prima de servicios: la proporcional del semestre en curso.
• Vacaciones: los días causados que no se disfrutaron.
• Indemnización: solo si el empleador termina el contrato sin justa causa.

Cómo liquidar un contrato de trabajo paso a paso

1. Define las fechas: inicio del contrato, fecha de terminación y, si aplica, la fecha de vencimiento pactada.
2. Establece la base: el salario mensual y, si el trabajador gana hasta dos salarios mínimos, el auxilio de transporte, que entra en la base de cesantías y prima pero no en la de vacaciones.
3. Cuenta los días con el año comercial de 360 días.
4. Calcula cada concepto con su fórmula.
5. Revisa si hay indemnización según el tipo de contrato y el motivo de terminación.
6. Descuenta lo que corresponda, como aportes del trabajador a seguridad social o préstamos autorizados por escrito.
7. Paga y documenta: entrega el comprobante de liquidación y repórtala en la nómina electrónica.

Las fórmulas de cada concepto

Tenemos guías detalladas para cada concepto: cómo calcular las cesantías, cómo calcular la prima de servicios y cómo calcular las vacaciones.

Cuándo hay indemnización

La indemnización solo aplica cuando el empleador termina el contrato sin justa causa. No aplica si el trabajador renuncia, si hay una justa causa comprobada o si el contrato termina por vencimiento del plazo o fin de la obra. Su valor depende del tipo de contrato:

• Término indefinido: 30 días de salario por el primer año y 20 días por cada año adicional, proporcional por fracción. Si el salario es de 10 o más salarios mínimos, 20 días el primer año y 15 por cada año adicional.
• Término fijo: los salarios del tiempo que faltaba para el vencimiento pactado.
• Obra o labor: el tiempo que faltaba para terminar la obra, con un mínimo de 15 días de salario.

Un ejemplo

Un trabajador con contrato indefinido gana $2.000.000, tiene derecho al auxilio de transporte, trabajó del 1 de marzo de 2024 al 30 de septiembre de 2026, ya disfrutó 15 días de vacaciones y fue despedido sin justa causa. Su liquidación aproximada:

A esto se suma el salario de los días pendientes, si los hay. Puedes repetir el cálculo con tus propios datos en la calculadora de liquidación.

Plazo para pagar y qué pasa si se paga tarde

La liquidación debe pagarse al terminar el contrato. Si el empleador no paga los salarios y prestaciones debidos, puede verse obligado a pagar una indemnización moratoria, que en términos generales equivale a un día de salario por cada día de retraso durante un período y luego intereses. Es una de las razones por las que conviene tener la liquidación lista el último día de trabajo.

Documentos que acompañan la liquidación

• El comprobante de liquidación firmado, con el detalle de cada concepto.
• El certificado laboral, si el trabajador lo pide.
• La orden para el examen médico de egreso, cuando aplique.
• El reporte en la nómina electrónica del período, como explicamos en la guía de nómina electrónica.

Errores frecuentes

• Incluir el auxilio de transporte en la base de las vacaciones.
• Olvidar los intereses sobre las cesantías del último período.
• Calcular la indemnización cuando el trabajador renunció.
• Pagar días después de la terminación.

Liquidación con salario integral

Si el trabajador tiene salario integral, la liquidación es más corta: no incluye cesantías, intereses ni prima, porque esos valores ya están incorporados en el salario. Sí se pagan las vacaciones pendientes y, si el empleador terminó el contrato sin justa causa, la indemnización. La calculadora de liquidación tiene una opción para este caso.

Seguridad social del último mes

La liquidación no termina con el pago al trabajador. El empleador debe pagar los aportes a salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales de los días trabajados en el último mes, y reportar la novedad de retiro en la planilla PILA. Si no se reporta el retiro, el sistema puede seguir generando obligaciones a cargo del empleador.

Descuentos permitidos

De la liquidación solo se pueden descontar los valores que la ley permite o que el trabajador autorizó por escrito, como los aportes del trabajador a seguridad social, préstamos o anticipos debidamente documentados. El empleador no puede descontar por su cuenta valores que considere que el trabajador le debe, por ejemplo por daños o faltantes, sin autorización expresa. Cuando hay dudas, es mejor pagar lo indiscutible y resolver aparte lo discutido.

Firma del comprobante

El trabajador debe recibir un comprobante que detalle cada concepto pagado. Firmarlo confirma que recibió esos valores, pero no impide reclamar después si considera que algún cálculo estuvo mal. Por eso la mejor protección para ambas partes es una liquidación clara, bien calculada y bien documentada desde el principio.

Si eres el trabajador: cómo revisar tu liquidación

Si recibiste una liquidación y quieres comprobar que esté bien, empieza por las fechas: inicio del contrato, fecha de terminación y días de vacaciones que ya disfrutaste. Luego revisa la base: si ganas hasta dos salarios mínimos, el auxilio de transporte debe estar incluido en las cesantías y en la prima, pero no en las vacaciones. Después compara cada concepto con las fórmulas de esta guía o con la calculadora.

Si encuentras diferencias, lo primero es pedirle al empleador el detalle del cálculo. Muchas veces la diferencia se explica por una ausencia no remunerada o un pago variable que no tenías en cuenta. Si después de revisarlo sigue habiendo una diferencia que no se explica, puedes acudir a una asesoría jurídica laboral para conocer tus opciones. Lo importante es hacerlo con los documentos en la mano: contrato, desprendibles de pago y el comprobante de liquidación.

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