Cómo calcular las cesantías y sus intereses: guía con ejemplos

Entender cómo calcular las cesantías es clave tanto para el empleador, que debe consignarlas cada año, como para el trabajador, que quiere saber cuánto le corresponde. Las cesantías son una prestación social equivalente a un mes de salario por cada año trabajado, que se ahorra en un fondo para cuando el trabajador quede cesante o las necesite para vivienda o educación. Aquí te explicamos la fórmula, la base, los plazos y los intereses.

Qué son las cesantías

Las cesantías son un ahorro obligatorio que el empleador hace a favor del trabajador. Cada año se liquidan y se consignan en un fondo de cesantías elegido por el trabajador. Su propósito es darle un respaldo económico cuando termine su contrato, aunque también pueden retirarse en algunos casos mientras el contrato sigue vigente.

Tienen derecho todos los trabajadores con contrato laboral, incluidos los del servicio doméstico. No las generan quienes tienen salario integral, porque ese salario ya incluye las prestaciones, ni los contratistas por prestación de servicios.

Cómo calcular las cesantías: la fórmula

Cesantías = (salario base × días trabajados) ÷ 360

Si el trabajador laboró todo el año, recibe un salario base completo. Si trabajó menos, recibe la parte proporcional. El año se cuenta con 360 días porque en la liquidación laboral los meses se toman de 30 días.

Qué incluye el salario base

• El salario mensual vigente al momento de liquidar, si no ha variado en los últimos tres meses.
• El promedio del último año, si el salario es variable o cambió en los últimos tres meses.
• El auxilio de transporte, para quienes ganan hasta dos salarios mínimos.
• Los pagos salariales habituales, como horas extra, recargos o comisiones.

Los valores vigentes del salario mínimo y del auxilio de transporte están en nuestra página de datos de interés.

Ejemplo de cálculo

Un trabajador que gana $2.000.000 y tiene derecho al auxilio de transporte de 2026 ($249.095) tiene una base de $2.249.095.

Los intereses se calculan como cesantías × días × 12 % ÷ 360. Para hacer el cálculo con tus fechas, usa la calculadora de liquidación.

Plazos: 31 de enero y 14 de febrero

• Intereses sobre cesantías: se pagan directamente al trabajador, a más tardar el 31 de enero.
• Cesantías del año: se consignan en el fondo, a más tardar el 14 de febrero.

Si el contrato termina antes del cierre del año, las cesantías del último período no se consignan: se pagan directamente al trabajador en la liquidación final, como explicamos en cómo liquidar un contrato de trabajo.

Qué pasa si no se consignan a tiempo

La consignación tardía de las cesantías genera una sanción a cargo del empleador equivalente a un día de salario por cada día de retardo. Es una de las sanciones laborales más costosas, porque crece día a día. Por eso las cesantías deben provisionarse mes a mes en la contabilidad, y no esperar a febrero para buscar el dinero.

Cuándo se pueden retirar las cesantías

El trabajador puede retirar sus cesantías del fondo:

• Al terminar su contrato de trabajo.
• Para vivienda: compra, construcción, mejora o pago de crédito hipotecario.
• Para educación: propia, del cónyuge o de los hijos, en instituciones reconocidas.

Cada fondo tiene su procedimiento y pide soportes según el uso.

Cesantías, prima y vacaciones: no son lo mismo

Las cesantías se suelen confundir con otras prestaciones. La prima de servicios también equivale a un mes de salario al año, pero se paga directamente al trabajador en junio y diciembre, como explicamos en cómo calcular la prima de servicios. Las vacaciones, en cambio, son un descanso remunerado de 15 días hábiles al año, y no incluyen el auxilio de transporte en su base. Lo explicamos en cómo calcular las vacaciones.

Errores comunes con las cesantías

• No incluir el auxilio de transporte en la base.
• Pagar las cesantías del año directamente al trabajador estando vigente el contrato, en lugar de consignarlas en el fondo.
• Olvidar los intereses o pagarlos después del 31 de enero.
• No provisionarlas mensualmente en la contabilidad.

Cesantías con salario variable

Si el trabajador tiene un salario variable, la base de las cesantías es el promedio de lo devengado en el último año, o en todo el tiempo trabajado si lleva menos de un año. Por ejemplo, si un vendedor recibió en el año un total de $27.600.000 entre salario y comisiones, su promedio mensual es $2.300.000, y sobre esa cifra se liquidan las cesantías del año.

Lo mismo aplica cuando el salario fijo cambió en los últimos tres meses: se toma el promedio del año en lugar del último salario. Por eso es tan importante que la nómina conserve el histórico de pagos de cada trabajador.

Qué fondo elige el trabajador

El trabajador elige libremente el fondo de cesantías donde quiere que le consignen. El empleador no puede imponerlo. Si el trabajador no elige, la consignación debe hacerse en el fondo que la ley establezca para esos casos. Al iniciar el contrato conviene pedir por escrito la elección del fondo, para no tener problemas en febrero.

Cesantías en la contabilidad de la empresa

Las cesantías son un pasivo que se va acumulando cada mes: aunque se paguen una vez al año, se deben todos los meses. Por eso la contabilidad debe registrar mensualmente una provisión del 8,33 % de la base, más la provisión de los intereses. Así, cuando llega febrero, la empresa sabe exactamente cuánto debe consignar y el resultado de cada mes refleja su costo laboral real.

Cuando no se provisiona, el pago de enero y febrero aparece como un gasto enorme en un solo mes y distorsiona los estados financieros. Lo explicamos en la guía de cómo leer los estados financieros.

Preguntas que conviene hacerse cada enero

Enero es el mes en que se cruzan dos obligaciones: pagar los intereses sobre cesantías antes del 31 y preparar la consignación antes del 14 de febrero. Antes de pagar, vale la pena revisar con calma algunos puntos. ¿Están todos los trabajadores que estuvieron vinculados durante el año, incluidos los que entraron en diciembre? ¿Se usó la base correcta para quienes tuvieron cambios de salario o pagos variables? ¿Se descontaron los días de licencias no remuneradas o suspensiones? ¿Cada trabajador tiene registrado el fondo que eligió?

También conviene comparar el valor total a consignar con la provisión acumulada en la contabilidad durante el año. Si hay una diferencia importante, es señal de que algún cálculo mensual estuvo mal o de que hubo cambios que no se registraron. Detectarlo en enero es mucho mejor que descubrirlo cuando un trabajador reclama o cuando llega una revisión del Ministerio del Trabajo.

En Contafi liquidamos y provisionamos las prestaciones sociales de nuestros clientes mes a mes. Conoce nuestro servicio de nómina y seguridad social o escríbenos.