Facturación electrónica en salud: RIPS, CUV y radicación

La facturación electrónica en salud tiene reglas propias que van más allá de la factura electrónica de cualquier otro negocio. Además de cumplir con la DIAN, las IPS y demás prestadores deben acompañar cada factura con los RIPS y pasar ambos por un mecanismo de validación del Ministerio de Salud antes de radicarlos ante los pagadores. En esta guía te explicamos cómo funciona el proceso, qué cambió en 2026 y qué errores retrasan los pagos.

Dos validaciones: DIAN y Ministerio de Salud

En el sector salud, una factura pasa por dos filtros:

• La validación de la DIAN, como cualquier factura electrónica de venta. Si nunca has facturado electrónicamente, revisa la guía rápida de facturación electrónica.
• La validación de los RIPS y la factura en el mecanismo único de validación del Ministerio de Salud, que verifica que la información de la atención y la de la factura sean coherentes.

Solo cuando ambas validaciones están completas, la factura puede radicarse ante el pagador.

Qué son los RIPS

Los RIPS son el Registro Individual de Prestación de Servicios de Salud: la información detallada de cada atención, como el paciente, el servicio prestado, los diagnósticos y los procedimientos. En el esquema actual, los RIPS son el soporte de la factura electrónica de venta en salud. Sin ellos, la factura queda incompleta para efectos del sistema.

Qué cambió en 2026 en la facturación electrónica en salud

En mayo de 2026, el Ministerio de Salud expidió la Resolución 948 de 2026, que reglamenta los RIPS como soporte de la factura electrónica en salud y derogó las resoluciones anteriores sobre el tema. Entre sus puntos principales:

• Aplica a prestadores y pagadores: IPS, proveedores de tecnologías en salud, EPS, aseguradoras y demás entidades que participan en la facturación del sistema.
• Código único de validación: los RIPS y la factura deben pasar por el mecanismo de validación del Ministerio, que entrega un código único de validación.
• Sin código no hay trámite: los pagadores no pueden recibir ni tramitar facturas que no tengan ese código.
• Documentos técnicos: las especificaciones de los archivos se publican en documentos técnicos del Ministerio, que conviene revisar en su versión vigente.

Como la norma incluye detalles técnicos y de transición, recomendamos revisar siempre el texto oficial y los documentos técnicos actualizados.

El proceso paso a paso

1. Registrar la atención con todos los datos que exigen los RIPS.
2. Expedir la factura electrónica y obtener su validación ante la DIAN.
3. Generar los RIPS en la estructura técnica vigente.
4. Enviar factura y RIPS al mecanismo de validación del Ministerio y obtener el código único de validación.
5. Radicar ante el pagador la factura con su código y sus soportes.
6. Hacer seguimiento a devoluciones, glosas y pagos.

Errores que retrasan los pagos

• Datos del paciente que no coinciden entre la factura y los RIPS.
• Códigos de servicios o diagnósticos incorrectos o desactualizados.
• Valores diferentes entre la factura y lo reportado en los RIPS.
• Usar una estructura de archivos antigua después de un cambio normativo.
• Radicar sin el código de validación, lo que hace que la factura no se tramite.

Muchos de estos errores terminan en devoluciones o glosas, que retrasan el pago durante semanas o meses. Te explicamos cómo manejarlas en la guía de glosas en salud.

Facturación y contabilidad deben hablar el mismo idioma

En muchas IPS, la facturación y la contabilidad trabajan separadas, y eso genera diferencias: facturas que contabilidad registró como ingreso pero que nunca se validaron, o notas crédito que no llegaron a contabilidad. Una conciliación mensual entre lo facturado, lo validado, lo radicado y lo registrado evita sorpresas al cierre y en los reportes. Lo explicamos en la guía de contabilidad para IPS.

¿Y el IVA?

La mayoría de servicios de salud están excluidos de IVA, pero la factura debe identificar correctamente qué ítems son excluidos y cuáles gravados, como algunos procedimientos estéticos o la venta de ciertos productos. Te lo explicamos en la guía de IVA en servicios de salud.

Consultorios y profesionales independientes

Los profesionales de la salud que facturan a pagadores del sistema también deben cumplir con este esquema. Para un consultorio pequeño, la carga administrativa puede ser alta, así que conviene apoyarse en un software adecuado y en un contador que conozca el sector. La guía de contabilidad para consultorios te da una visión general.

Copagos y cuotas moderadoras

Además de lo que se factura a los pagadores, en muchas atenciones el paciente paga directamente un copago o una cuota moderadora. Estos valores tienen su propio tratamiento en la facturación del sector salud y la DIAN se ha pronunciado sobre cómo deben manejarse. Como es un tema técnico que ha tenido cambios, conviene revisar con tu contador y con tu proveedor de software cómo se están registrando en tu caso, para que coincidan con la factura y los RIPS.

Qué pedirle a tu software de facturación

En el sector salud, el software de facturación hace mucho más que expedir facturas. Antes de elegirlo o de renovarlo, verifica que:

• Genere los RIPS en la estructura técnica vigente.
• Se conecte con el mecanismo de validación del Ministerio y guarde el código único de validación.
• Permita configurar las tarifas de cada contrato con cada pagador.
• Emita notas crédito y débito para ajustar glosas y devoluciones.
• Exporte la información a la contabilidad sin tener que digitarla de nuevo.

Un indicador clave: el tiempo hasta el pago

Una forma sencilla de medir qué tan bien funciona la facturación de una IPS es calcular cuánto tiempo pasa, en promedio, entre la atención y el pago. Si ese tiempo crece, algo está fallando: facturas que tardan en emitirse, validaciones que se rechazan, radicaciones tardías, glosas o devoluciones. Revisar ese indicador cada mes, junto con la edad de la cartera, permite actuar antes de que el problema afecte la caja.

Una rutina de cierre mensual

Al final de cada mes, conviene que la IPS haga un cierre de facturación con cuatro preguntas: ¿se facturaron todas las atenciones del mes?, ¿todas las facturas fueron validadas por la DIAN?, ¿todos los RIPS obtuvieron su código de validación?, y ¿todo lo validado fue radicado ante los pagadores? Cada respuesta negativa es dinero que se demora en llegar. Con esa lista, la contabilidad puede registrar los ingresos con confianza y preparar a tiempo los reportes del período. En instituciones con varias sedes o muchos servicios, asignar un responsable para cada pregunta hace que el cierre sea rápido y no dependa de una sola persona. Dejar constancia de cada cierre también facilita responder cualquier requerimiento posterior de un pagador o de la Superintendencia.

Con Contafi Salud acompañamos a las IPS en la organización de su facturación, su contabilidad y sus reportes, como lo hacemos con Neuroactiva Cartago. Escríbenos y revisamos tu caso.