Requerimiento de la UGPP: qué es y cómo responderlo a tiempo

Recibir un requerimiento de la UGPP genera angustia en muchos independientes y empresas, pero con orden y a tiempo se puede responder bien. La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es la entidad que vigila que los aportes a seguridad social y parafiscales se paguen completos y sobre la base correcta. En esta guía te explicamos por qué llegan estos requerimientos, qué tipos existen, qué plazo tienes para responder y cómo prepararte para no recibirlos.

Qué hace la UGPP

La UGPP fiscaliza los aportes al sistema de protección social: salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales. Para hacerlo, cruza información de distintas fuentes, como lo que se reporta en la planilla PILA, las declaraciones de renta, la información exógena y la facturación electrónica. Cuando encuentra diferencias entre lo que alguien ganó y lo que cotizó, inicia un proceso de fiscalización.

Por eso, para la UGPP no basta con pagar la PILA: lo importante es pagar sobre la base correcta. Si quieres repasar cómo se calcula, revisa la guía de PILA para independientes.

Por qué llega un requerimiento de la UGPP

Los motivos más comunes son:

• Omisión: la persona tuvo ingresos, pero no cotizó, o dejó de cotizar algunos meses.
• Inexactitud: cotizó, pero sobre una base menor a la que correspondía según sus ingresos.
• Mora: liquidó los aportes, pero no los pagó completos o a tiempo.
• Empleadores: no afiliaron a todos los trabajadores o excluyeron pagos que sí eran salariales.

En el caso de los independientes, el origen más frecuente es la diferencia entre los ingresos que aparecen en la declaración de renta o en las facturas y el ingreso base sobre el que cotizaron.

Tipos de comunicaciones de la UGPP

No todo lo que envía la UGPP es igual. En términos generales, puedes recibir:

• Comunicaciones persuasivas: invitaciones a revisar y corregir voluntariamente tus aportes antes de un proceso formal. Atenderlas a tiempo suele ser la opción menos costosa.
• Requerimiento de información: la entidad pide documentos o datos para verificar tus aportes.
• Requerimiento para declarar o corregir: el acto formal en el que la UGPP te señala las diferencias que encontró y te pide pagar o corregir.
• Liquidación oficial: si no respondes o la respuesta no desvirtúa las diferencias, la entidad determina el valor a pagar con sanciones.

Plazo para responder

Frente a un requerimiento para declarar o corregir, el aportante tiene un plazo de tres meses desde la notificación para responder. Ese tiempo parece largo, pero se va rápido si hay que reconstruir información de varios años. Lo recomendable es empezar a trabajar en la respuesta la misma semana en que llega, y no dejar pasar el plazo, porque responder tarde o no responder reduce las posibilidades de defensa y aumenta el valor de las sanciones.

Cómo preparar la respuesta

1. Lee con calma el requerimiento: identifica los períodos, los conceptos y los valores que la UGPP cuestiona.
2. Reúne los soportes: contratos, facturas, extractos, planillas de PILA pagadas y declaraciones de renta de los años revisados.
3. Revisa los costos: si eres independiente por cuenta propia, los costos de tu actividad reducen la base; deben estar soportados.
4. Recalcula tus aportes: compara lo que pagaste con lo que debiste pagar mes a mes.
5. Decide: si la diferencia es real, corrige y paga; si no lo es, presenta los argumentos y las pruebas.

Para recalcular tus aportes de un período, puedes usar nuestra calculadora de aportes para independientes y compararla con la calculadora oficial de la UGPP, que encuentras en nuestra página de herramientas.

Errores que agravan un requerimiento de la UGPP

• Ignorarlo porque llegó al correo y parecía publicidad.
• Responder sin soportes, solo con explicaciones.
• Pagar sin revisar, aceptando valores que podían desvirtuarse.
• Mezclar ingresos personales y del negocio, lo que hace que todo parezca ingreso gravado para seguridad social.
• No guardar las planillas de PILA pagadas en años anteriores.

Cómo evitar recibir un requerimiento

La mejor forma de no tener problemas con la UGPP es cotizar cada mes sobre la base correcta y conservar los soportes. En la práctica:

• Calcula tu base cada mes según tus ingresos reales, no un valor fijo que no cambia.
• Separa tus cuentas personales de las del negocio.
• Soporta tus costos con facturas o documentos soporte.
• Revisa la coherencia entre lo que facturas, lo que declaras en renta y lo que cotizas.

Esa coherencia también te protege ante la DIAN, que cruza la misma información. Lo explicamos en la guía de información exógena.

Si eres empleador

Las empresas también reciben requerimientos de la UGPP, normalmente por trabajadores no afiliados, pagos salariales que se excluyeron de la base o diferencias entre la nómina y la PILA. La nómina electrónica, que se reporta a la DIAN cada mes, facilita esos cruces, así que conviene que todo coincida. Lo explicamos en la guía de nómina electrónica.

Un ejemplo de cómo surge la diferencia

Una diseñadora independiente factura en promedio $6.000.000 al mes por contratos de prestación de servicios, pero durante todo el año cotizó sobre un salario mínimo porque pensaba que esa era la base. Según las reglas vigentes, su base debía ser el 40 % de sus ingresos, es decir, $2.400.000 mensuales. La diferencia entre lo que cotizó y lo que debía cotizar, mes a mes, es exactamente lo que la UGPP detecta al cruzar su facturación y su declaración de renta con la PILA. A ese valor se suman intereses y, según el caso, sanciones.

Si la diseñadora corrige voluntariamente antes de que llegue un requerimiento formal, el costo suele ser menor que si espera a que la UGPP abra el proceso. Por eso conviene revisar cada año que la base de cotización coincida con los ingresos.

Independientes por cuenta propia: el papel de los costos

Si trabajas por cuenta propia, por ejemplo con un pequeño comercio o un taller, tu base no se calcula sobre los ingresos brutos sino sobre los ingresos menos los costos de tu actividad. La UGPP tiene un esquema de presunción de costos por actividad económica, y también permite soportar los costos reales. En cualquier caso, la clave es tener las facturas y los documentos soporte de esos costos bien organizados, porque son la base de la defensa si llega un requerimiento.

Cuándo buscar acompañamiento

Si el requerimiento abarca varios años, si los valores son altos o si no tienes claro cómo se calculó la diferencia, lo recomendable es buscar acompañamiento profesional desde el inicio. Un contador puede reconstruir tus ingresos y costos, recalcular los aportes y preparar la respuesta con soportes. Si el caso llega a discusiones jurídicas, también puede ser necesario el apoyo de un abogado. Lo importante es no dejar correr el plazo de respuesta mientras se decide qué hacer.

En Contafi revisamos la base de cotización de nuestros clientes y los acompañamos cuando reciben comunicaciones de la UGPP. Conoce nuestro servicio de nómina y seguridad social o escríbenos si recibiste un requerimiento.