IVA descontable y generado: cómo se calcula el IVA a pagar

Si tu negocio es responsable de IVA, cada dos o cuatro meses te toca hacer la misma cuenta: cuánto IVA cobraste, cuánto IVA pagaste y cuál es la diferencia que le debes a la DIAN. Suena sencillo, pero es una de las declaraciones donde más errores vemos, casi siempre por la misma razón: no tener claro qué IVA se puede descontar y cuál no. Esta guía explica qué son el IVA descontable y generado, cómo se calcula el valor a pagar y qué cuidar para no perder dinero.

Qué es el IVA generado

Es el IVA que tu negocio cobra a sus clientes en cada factura de venta de bienes o servicios gravados. Ese dinero no es tuyo: lo recaudas a nombre del Estado y debes trasladarlo a la DIAN en la declaración del período. Por eso, aunque entre a tu cuenta junto con el precio, conviene separarlo mentalmente (y en lo posible en la caja) desde el día de la venta. Si necesitas repasar las bases del impuesto, tarifas y quién debe cobrarlo, revisa primero nuestra guía del IVA en Colombia.

Qué es el IVA descontable

Es el IVA que tu negocio paga a sus proveedores en las compras de bienes y servicios que utiliza para producir o vender lo que está gravado con IVA. La ley te permite restar ese valor del IVA que cobraste, para que el impuesto recaiga solo sobre el valor que tú agregas y no se cobre dos veces en la cadena.

Para que una compra genere IVA descontable deben cumplirse varias condiciones:

• Que esté relacionada con tu actividad gravada: el IVA de compras personales o de actividades excluidas no se descuenta.
• Que tenga soporte válido: una factura electrónica a nombre de tu negocio, con el IVA discriminado. Un tiquete o una cuenta de cobro sin IVA no sirven.
• Que se registre a tiempo: el IVA se puede descontar en el período en que se causó la compra o en uno de los tres períodos bimestrales siguientes. Después de eso se pierde.
• Que también sea deducible en renta: si el gasto no sería aceptado en la declaración de renta, su IVA tampoco suele aceptarse como descontable.

IVA descontable y generado: cómo se calcula el valor a pagar

La fórmula básica es: IVA generado − IVA descontable − retenciones de IVA que te practicaron = IVA a pagar.

Un ejemplo con números redondos. Una ferretería responsable de IVA vende en el bimestre $40.000.000 más IVA del 19 %, es decir, genera $7.600.000 de IVA. En el mismo bimestre compra mercancía por $25.000.000 más IVA, y paga servicios gravados por $2.000.000 más IVA. Su IVA descontable es $5.130.000 ($4.750.000 de la mercancía y $380.000 de los servicios).

Fíjate en la retención: algunos clientes grandes, cuando son agentes retenedores, no te pagan el IVA completo sino que retienen una parte y la declaran ellos. Esa retención no se pierde, la restas en tu declaración, siempre que tengas el certificado o el soporte del pago. Lo mismo pasa con la retención en la fuente sobre la renta, que explicamos en la guía de retención en la fuente.

Exentos y excluidos: la diferencia que cambia tus costos

Aquí está uno de los puntos que más se confunden. Si vendes bienes exentos, tus ventas tienen tarifa cero, pero sigues siendo responsable de IVA: puedes descontar el IVA de tus compras y, como no generas IVA, normalmente queda un saldo a favor que puedes pedir en devolución. Si vendes bienes o servicios excluidos, no causas IVA y tampoco puedes descontar el que pagas: ese IVA se convierte en un mayor costo de tus productos.

En la práctica, esto significa que dos negocios con las mismas compras pueden tener márgenes distintos solo por el tratamiento de IVA de lo que venden. Por eso vale la pena incluirlo en el cálculo de precios y en tu punto de equilibrio.

Cuando vendes cosas gravadas y no gravadas

Muchos negocios mezclan: una tienda vende productos gravados y excluidos, una clínica presta servicios de salud excluidos y vende algunos productos gravados. En esos casos, el IVA de las compras que se usan solo para lo gravado se descuenta completo; el de las compras que se usan solo para lo excluido va al costo; y el de las compras comunes a ambas actividades (arriendo, servicios públicos, software) se reparte en proporción a los ingresos de cada tipo. A ese reparto se le llama prorrateo y es una fuente frecuente de errores, porque requiere que la contabilidad separe bien los ingresos.

Cada cuánto se declara

La declaración de IVA es bimestral para los responsables con ingresos brutos más altos (desde 92.000 UVT en el año anterior) y para los grandes contribuyentes; para los demás es cuatrimestral. Las fechas dependen del último dígito del NIT y se publican cada año en el decreto de calendario tributario. Organízalas desde enero con nuestro calendario tributario, porque presentarla tarde genera una sanción por extemporaneidad que crece con cada mes, como explicamos en la guía de sanciones de la DIAN.

Si estás en el Régimen Simple y eres responsable de IVA, la lógica de generado y descontable es la misma, pero la periodicidad de la declaración cambia. Lo explicamos en la guía del Régimen Simple.

Errores comunes con el IVA descontable

• Descontar IVA sin factura electrónica válida: en una revisión de la DIAN, ese IVA se rechaza y se cobra con sanción e intereses.
• Descontar IVA de gastos personales: el carro de la familia o el mercado de la casa no son compras del negocio, aunque se paguen con la tarjeta de la empresa.
• Dejar pasar el plazo: las facturas que llegan tarde a contabilidad y superan los tres bimestres siguientes ya no se pueden descontar.
• No aplicar el prorrateo: descontar todo el IVA de compras comunes cuando parte de tus ventas son excluidas.
• Olvidar las retenciones de IVA: no restarlas significa pagar dos veces el mismo impuesto.

Qué hacer con un saldo a favor

Si en un período tu IVA descontable supera el generado, queda un saldo a favor. Lo normal es imputarlo en la declaración del período siguiente. En algunos casos, como los productores de bienes exentos o cuando te practicaron retenciones de IVA, la ley permite solicitar la devolución o la compensación. Los requisitos y plazos los explicamos en la guía de devolución de saldos a favor.

Ordénalo antes de declarar

La mejor forma de no equivocarte con el IVA es que cada factura de compra llegue a contabilidad el mismo mes, que las compras del negocio no se mezclen con las personales y que alguien revise el cálculo antes de presentar. En Contafi preparamos las declaraciones de IVA de nuestros clientes y revisamos que todo el IVA descontable esté soportado; conoce nuestro servicio de impuestos o escríbenos si quieres que revisemos tu caso.